¿Cómo Digitalizar Las Actividades de Tu Empresa de Servicios?

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En muchos casos, el progreso, sobre todo referido al mundo empresarial, está ligado a los cambios sociales o culturales. También pueden ser desencadenados por nuevas maneras de consumo y la demanda de nuevos servicios adaptados a esta realidad.


En el caso de la digitalización o transformación digital de empresas es un conjunto de todas ellas.


Por un lado, tenemos la llegada de internet y el avance tecnológico que evoluciona a pasos de gigante. Por otro, también la pandemia del COVID 19 que ha acelerado un proceso que ya estaba muy avanzado como aquel de realizar gestiones y compras de forma remota a través de internet.


El mercado y los clientes exigen determinados cambios a los que debemos hacer frente si no queremos vernos obsoletos y viendo como la competencia nos supera.


Ya no se trata de una opción sino, más bien, de una necesidad de actualizarse para hacer que nuestro negocio sobreviva. Ya que, si no leemos y entendemos los cambios que nos exige el mercado, es muy probable que nuestro negocio termine cerrando.


Pero no hay que preocuparse por esto ahora. Tu empresa de servicios aún está a tiempo de subirse al tren de la digitalización y estar leyendo esto es un buen primer paso.


A continuación encontrarás más información para que tu empresa se encamine hacia el futuro.


Digitalización De Una Empresa De Servicios: Definiciones y Conceptos Que Debes Conocer


¿En qué consiste la digitalización de una empresa de servicios?


La digitalización o transformación digital es cuando se adoptan nuevas herramientas y elementos tecnológicos con el fin de mejorar la eficiencia de una empresa.


Si bien es un resumen muy breve y acotado, sirve para tener una primera idea de qué estamos hablando. 


Se llama digitalización pero es, en realidad, también adaptarse a los tiempos que corren. La gran mayoría de empresas utilizan software de una manera o de otra en su día a día. 


Es casi imposible trabajar completamente de forma analógica en pleno siglo XXI, y, además, con la gran oferta de software que existen, no sería inteligente no utilizarlos.


Sin embargo, utilizar herramientas o programas específicos no significa ser una empresa digitalizada. Una asesoría puede utilizar un tipo de programa para asesorías específico en una determinada área, pero no por eso estaría digitalizada.


La digitalización de una empresa tiene que ser de toda la empresa. La cultura corporativa debe modificarse y enfocarse de lleno en el funcionamiento digital. El compromiso debe ser total y la estructura completa debe verse afectada.


Si de verdad queremos que nuestra empresa sea más eficiente y optar por un sistema y proceso digital, este debe ser global e incluir todas las distintas áreas de la empresa. 


Todos los sectores deben estar sincronizados y trabajar juntos para conseguir el mismo objetivo, de lo contrario, la transformación digital no dará los resultados esperados.


Digitalización de una empresa de servicios: aspectos a tener en cuenta


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Una vez definida la digitalización, es hora de ponerse manos a la obra. Es un proyecto complejo, que requiere mucho estudio previo y mucha implicación, pero si el objetivo está claro, tenemos determinación y estamos motivados, el camino será más llano.


Cada empresa es distinta, sin embargo hay algunos puntos que son comunes y básicos de todo plan de digitalización. Es importante hacer énfasis en estos ya que son algunos de los pilares fundamentales detrás de la digitalización de una empresa.


  1. Implicación de toda la empresa


Lo hemos comentado anteriormente, y volvemos a hacer hincapié en este punto ya que suele ser uno de los grandes ignorados. No se puede considerar una transformación digital si no están incluidos todos los sectores de la empresa.


Somos conscientes que ciertas actividades son inherentemente analógicas, que algunos trabajadores pueden ser reticentes o que la inclusión de ciertos elementos puede complicar todo el plan, pero no son motivos suficientes como para dejar a nadie atrás.


Tu empresa de servicios debe funcionar como un engranaje perfecto. Cada pieza cumple su función para que todas las demás puedan seguir funcionando. La digitalización es clave en esto y, por tanto, debe ser global e incluir a todas las piezas.


Además, la no inclusión de ciertos elementos o actividades puede ser contraproducente. Si, por ejemplo, digitalizamos un sector y mejora notablemente su productividad, pero a la hora de comunicarse o pasar al siguiente departamento debe hacerlo de forma analógica, se pierde todo el tiempo ganado previamente.


No se trata simplemente de una actualización, es un cambio en la mentalidad y la estructura de la empresa. Que llega hasta cada rincón de la empresa para hacerlo mejor, más cómodo y productivo. No se puede dejar a nadie fuera del plan.


2. Automatización


La digitalización y la automatización no son sinónimos, pero son dos palabras que veremos juntas tan a menudo que nos surgirá la duda.


La automatización es uno de los grandes avances que nos aporta la digitalización y que realmente pueden marcar la diferencia en nuestra empresa de servicios.


El funcionamiento analógico trae consigo una gran cantidad de actividades rutinarias que no requieren demasiados conocimientos ni concentración, pero que son necesarias y nos hacen perder tiempo.


A la larga resultan, incluso, fastidiosas, ya que hay que repetirlas a diario y nos hacen perder tiempo valioso.


La automatización apunta directamente a estas tareas. Gracias al avance de las IA y su aplicación tanto en las herramientas SaaS, como en la vida diaria, nos permiten poder decir adiós a estas actividades rutinarias.


El análisis y recopilación de datos sobre las actividades, las tareas y su función por parte de las IA ha conseguido que se especialicen en su realización y puedan llevarlas a cabo de forma automática sin necesidad de intervención humana.


La inteligencia estudia la tarea, aprende cómo se lleva a cabo y se encarga de realizarla de forma automática, para que ya no debamos preocuparnos más por ella.


Esto no solo supone un gran impulso en el ánimo de los trabajadores, también permite ser más productivo y aprovechar ese tiempo en nuevas actividades que requieran una mayor intervención humana.

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3. Gestión documental


Evidentemente si queremos que nuestra empresa funcione de manera digital, la gestión de documentos y archivos también deberá cambiar drásticamente.


De hecho, el concepto de digitalización en sí más popularizado no es el que estuvimos hablando hasta ahora. Es aquel que significa pasar archivos por un escáner para que podamos almacenarlos en un ordenador.


Es muy sencillo: el papel y los documentos físicos no tienen cabida en una empresa digital. Y hablamos tanto conceptual como literalmente. El espacio de almacenamiento es limitado y costoso, además de que puede poner en riesgo a los archivos en sí.


En una empresa de servicios que funciona de forma digitalizada, todos los documentos se encuentran en línea ya que los beneficios son múltiples:


  • Documentos a salvo de daños o extravíos

  • Mayor y más cómoda organización

  • Disponibilidad y accesibilidad inmediata para todos los que los necesiten

  • No necesitan de espacio físico

  • Puede accederse a ellos desde diversos dispositivos

  • Facilidad de transferencia

  • Posibilidad de colaboración en tiempo real


La nube , en conjunto con los programas OCR, juega un gran papel en este aspecto y nos da la versatilidad, ubicuidad y disponibilidad necesaria para poder funcionar completamente de manera online.


En la transformación digital, hay que dejar lo analógico atrás, incluido el formato papel, y pasar a alternativas más cómodas, seguras y más respetuosas con el medio ambiente.


4. Importancia experiencia clientes

Si bien todo el proceso de digitalización se lleva a cabo al interior de nuestra empresa de servicios, no debemos olvidar a los más importantes en toda la fórmula de compraventa: los clientes.


También deben ser tenidos en cuenta en la transformación digital aunque no sean activos afectados directamente.


La experiencia de los clientes con nuestra empresa también debe ser uno de los objetivos de la digitalización. Queremos ofrecer mejores servicios, de manera más eficaz y, si es posible, a un precio menor.


Todo cambio que llevemos a cabo en la estructura de la empresa y sea para mejor, terminará repercutiendo en los clientes. Por tanto, la digitalización de nuestra empresa de servicios puede afectar y mejorar los servicios que ofrecemos a los clientes.


Aunque parezca que no, sabrán apreciar estos cambios y valorarán positivamente a una empresa que se preocupa por ofrecer un servicio mejor y no quedarse estancada en la comodidad. 


La digitalización nos puede servir, por tanto, también para mejorar nuestra imágen exterior, a pesar de que el cambio sea en gran parte interno.


Conclusión


A día de hoy, apenas existen motivos para no dar el paso al mundo digital. Por el contrario, como mencionamos previamente, es casi obligatorio hacerlo.


El mercado, la competencia e incluso los clientes exigen mejores servicios y prestaciones que solo podemos conseguir mejorando y digitalizando los procesos de producción internos.


Empieza a analizar tu empresa de servicios y trazar un plan de digitalización que sea realista, posible y positivo.


Cuanto antes des el primer paso, más cerca estarás de tener una empresa digital, automatizada y enfocada hacia los clientes. Así que no pierdas más tiempo y empieza a pensar como las herramientas digitales pueden hacer aún más eficaz a tu empresa.

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1 comentario:

Anónimo dijo...

Good info thanks

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